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Wie sieht der schnellste Weg vom Diktat zum fertigen Brief aus? Die kurze Antwort lautet: Es kommt darauf an.
Weil diese Antwort keine hilfreichen Erkenntnisse liefert – außer, dass es keine allgemeingültige Lösung gibt –
damit jede Klinik den für sich optimalen Weg findet. Dabei ist zu beachten, dass es innerhalb eines Krankenhauses unterschiedliche „optimale Wege“ gibt.
Wie Sie das herausfinden, erfahren Sie unserem 3-teiligen Leitfaden: Der schnellste Weg vom Diktat zum fertigen Brief.
Es handelt sich nicht um einen theoretischen Bericht, sondern um einen praxisorientierten Leitfaden. Kern des Leitfadens stellt unsere Checkliste dar. Sie unterstützt Sie bei der Prozessanalyse und zeigt Ihnen die Stellschrauben auf, die im zweiten Teil dieser Serie genauer untersucht werden.
Laden Sie sich deswegen jetzt die Checkliste herunter, bevor Sie mit der Prozessanalyse starten.
„Der Prozess ist der größte Zeitfresser – nicht das Schreiben“
Wenn Krankenhäuser erkennen, dass die medizinische Dokumentation zu spät erstellt wird, geht sofort der Fingerzeig in Richtung medizinischer Schreibdienst. Die Schreibkräfte sollten die Diktate schneller verschriftlichen. Wenn nötig, müssen mehr Schreibkräfte eingestellt werden. Dann klappt es schon.
Falsch.
Grundsätzlich liegen lange Erstellungszeiten nicht (exklusiv) im Schreibdienst, sondern häufig auch an anderer Stelle. In vielen Kliniken schaffen die Schreibkräfte das Diktataufkommen und können innerhalb eines Tages die Diktate verschriftlichen. Die Voraussetzung ist aber, dass „richtig diktiert“ wurde und der Vidierprozess klar abläuft.
Der Haken liegt also nicht unbedingt an fehlenden Mitarbeitenden im Schreibdienst, sondern am Diktat- und Briefworkflow inkl. Vidierprozess, der sich in vielen Kliniken über Tage zieht, obwohl er innerhalb von Stunden abgeschlossen werden könnte. Hier können wertvolle Zeit und Ressourcen eingespart werden, wenn der Prozess richtig definiert ist – ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen.
Der Prozess beginnt mit dem Verfassen eines Diktats. Bereits hier sind einige begleitende Schritte notwendig um sicherzustellen, dass das Diktat ohne Verzögerungen weiterverarbeitet werden kann.
So ist es beispielsweise wichtig, dass die Diktate richtig beschriftet und mit der dazugehörigen Fallnummer versehen sind. Zusätzlich sollte die Fallnummer zur Sicherheit auch zu Beginn des Diktats nochmal diktiert werden, um Verwechslungen vorzubeugen. Im Falle von Falschbeschriftungen sind Rücksprachen des Schreibdienstes mit den Diktant*innen notwendig, um die Diktate richtig zuordnen zu können. Dies kann aufgrund von unterschiedlichen Dienstplänen/Wochenenden/etc. bereits zu Verzögerungen von mehreren Tagen führen.
Nach dem Diktieren werden die Diktate an den Schreibdienst versendet. Dies geschieht entweder sofort nach dem Schreiben oder, vor allem bei Nutzung von mobilen Diktiergeräten, gesammelt bei der nächsten Synchronisation. Es empfiehlt sich die Diktate sobald wie möglich zu versenden, im Idealfall immer direkt nach Beendigung des Diktats, sodass diese unverzüglich bearbeitet werden können.
Um eine gute Diktatqualität zu gewährleisten, ist es ebenso wichtig zu erörtern, an welchem Ort die Ärzt*innen ihre Diktate sprechen. Stehen hierfür Dienstzimmer zur Verfügung, wird direkt im OP-Saal mit vielen Hintergrundgeräuschen diktiert? Gibt es bestimmte Fristen, in denen Fälle diktiert werden müssen?
Im Schreibdienst werden die Diktate dann an die entsprechenden Mitarbeitenden der jeweiligen Fachbereiche verteilt und nach Priorisierung bearbeitet. Die Dokumente werden mit den passenden Vorlagen angelegt und der Diktattext direkt im Kliniksystem verschriftlicht. Nur, ist dies der Prozess für alle Fachbereiche und Berichtsarten? Häufig werden Briefe für Privatpatienten oder BG-Angelegenheiten direkt im Chefarztsekretariat bearbeitet. Hier gilt es Transparenz darüber zu erlangen, welche Berichtsarten anfallen und an welcher Stelle im Haus diese bearbeitet werden.
Nach der Verschriftlichung durch den Schreibdienst wird dann der Vidierprozess des Briefs angestoßen. Dies kann sowohl auf klassisch analogem Weg oder auch im rein digitalen Vidierprozess erfolgen.
| Analoger Prozess | Digitaler Prozess |
|---|---|
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Die Spracherkennung im Frontend reduziert die Prozessschritte auf ein absolutes Minimum. Entscheidend für den erfolgreichen Einsatz ist die Ergebnisqualität – also wie gut erkennt die Spracherkennung das gesprochene Wort? Das hängt vor allem von fünf Faktoren ab:
An dieser Stelle soll keine Bewertung der Spracherkennung erfolgen. Es kann festgehalten werden, dass es keinen schlankeren Prozess als durch den Einsatz von Spracherkennungssoftware im Frontend gibt: Das Dokument wird komplett durch die Diktanten fertiggestellt und an die nächsthöhere Instanz zur Unterschrift weitergeleitet. Diese gibt das Dokument frei und der Brief wird gedruckt und versendet.
Gleichermaßen gilt aber auch: Falls dieser schlanke Prozess zulasten der Diktierenden geht, weil Unmengen an Zeit für die Erstellung und Korrektur des Diktates benötigt werden, sollte der Einsatz der Spracherkennung überdacht werden. Aus diesem Grund macht die Spracherkennung im Frontend zum heutigen Stand nur in ausgewählten Fachbereichen (z. B. Radiologie) Sinn.
Um Spracherkennung zielführend mit einem hohen Grad an Akzeptanz in der Belegschaft einzuführen, empfiehlt es sich, diese Einführung schrittweise zu gestalten:
Wann ist schon einmal Alltag im Krankenhaus und die Prozesse können standardmäßig eingehalten werden?
Das gleiche gilt auch für den Diktat-, Schreib- und Vidierprozess. Dann entsteht der Engpass im Schreibdienst. Was passiert, wenn Mitarbeitende im Schreibdienst krank sind? Anhand welcher Kriterien werden die Diktate priorisiert? Wie wird mit den Dokumenten aus dem Vidierprozess umgegangen? Haben diese Dokumente Vorrang oder erst die neuen Diktate? Wie kann ein fristgerechtes Entlassmanagement gewährleistet werden?
Oder Ärzt*innen kamen nicht dazu ihre Diktate zu erstellen und sie diktieren auf einen Schlag die Diktate der letzten Tage oder sogar Wochen?
Oder (Murphys law): Es kommt alles gleichzeitig…
Auch diese Szenarien sollten bei der Prozessanalyse berücksichtigt werden. Denn sie sind der klinische Alltag. Was hilft eine Wetterprognose, wenn immer von Sonnenschein ausgegangen wird?
Die Zusammenarbeit mit einem externen Schreibdienst birgt Optimierungspotential. Ein häufiger Fehler ist, dass dem medizinischen Schreibdienst die Entscheidung übergeben wird, welche Diktate intern und welche vom externen Schreibservice geschrieben werden sollen.
Oder andersherum, die kaufmännische Leitung macht Vorgaben, die in der Praxis nicht umsetzbar sind und unnötigen Zeitaufwand bedeuten.
Hier ist eine Prozessanalyse gemeinsam mit dem externen Dienstleister empfehlenswert, um den genauen Bedarf zu ermitteln.
Benötigen Sie eine schnelle Unterstützung zu Spitzenzeiten?
Soll ein gedeckeltes monatliches Volumen vom externen Dienstleister bearbeitet werden?
Übernimmt der externe Dienstleister alle eingehenden Diktate von 16:00-07:00 Uhr, wenn der interne Schreibdienst nicht mehr im Dienst ist?
Die Art der Zusammenarbeit hängt von folgenden Fragen ab:
Alternativ steht Ihnen Frau Nathalie Müller, Prozessberaterin klinische Dokumentation, auch gerne zur Verfügung:
E-Mail: nathalie.mueller@amanu.de
Tel: 0711 222 19 27 30
Laden Sie sich deswegen jetzt die Checkliste herunter, bevor Sie mit der Prozessanalyse starten.
