Fachwissen
Im folgenden Bericht geht es um die Stellschrauben, an denen Sie ansetzen können, um den Diktatprozess zu beschleunigen. Bevor Sie das tun, empfiehlt es sich, Teil 1 „Prozessanalyse“ durchgelesen und die dazugehörige Checkliste durchgearbeitet zu haben. Danach wissen Sie, wie Ihr aktueller Prozess aussieht und an welchen Stellschrauben Sie drehen können.
Hier geht es zur Prozessanalyse und zum Download der Checkliste.
Wenn man an die Beschleunigung der Arztbriefschreibung denkt, fällt einem zunächst die Technik ein. Insbesondere das digitale Diktat und die Spracherkennung.
Und tatsächlich gehört die Umstellung auf das digitale Diktat zu den größten Beschleunigern in der Arztbriefschreibung. Es kann mit voller Überzeugung gesagt werden, dass wirklich JEDE Klinik auf das digitale Diktat umstellen sollte.
Der offensichtliche Vorteil ist, dass keine Kassetten von den Diktierenden zum Schreibdienst gebracht werden müssen, sondern die Diktate nach Fertigstellung direkt beim Schreibdienst verfügbar sind. D. h., die Übermittlungsdauer wird von mehreren Stunden (Tagen) auf praktisch 0 reduziert.
Das digitale Diktat bietet aber auch weitere Vorteile, die die Arztbriefschreibung beschleunigen:
Viele kleine Zeitfresser werden somit durch das digitale Diktat vermieden. Doch nicht nur das. Auch die Ergebnisqualität steigt und – nicht zu verachten – auch die Benutzer*innen sind zufriedener. Denn was gibt es Schlimmeres, als ein halbstündiges Diktat aufgenommen zu haben und plötzlich ist die Kassette verschwunden? Da ist Ärger vorprogrammiert!
Allerdings fällt auch auf, dass hinter dem Oberbegriff „digitales Diktat“ nicht nur die Technik, sondern auch die damit verbundenen Funktionen, beispielsweise die Priorisierung von Diktaten oder die Fallzuordnung zwischen Diktat und KIS, stecken. Somit ist das digitale Diktat als „Enabler“ für die beschleunigte Arztbriefschreibung zu verstehen.
Gerne zeigen wir Ihnen, wie Sie das volle Potenzial des digitalen Diktates in Ihrer Klinik umsetzen. Melden Sie sich bei Nathalie Müller, Leitung Projektmanagement, und vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch:
Spracherkennung kann man auch als Erweiterung des digitalen Diktates sehen. Gewissermaßen dient auch hier das digitale Diktat als „Enabler“. Wie bereits in Teil 1 „Prozessanalyse“ dargestellt, ist der Einsatz von Spracherkennung natürlich der schnellste Weg zum fertigen Arztbrief – wenn die Voraussetzungen dafür passen. Lesen Sie dazu ein Interview mit Heiko Grießer, Geschäftsführer der amanu GmbH, in dem er die Einsatzgebiete der Spracherkennung genauer erläutert.
Die Umstellung auf das digitale Diktat ist der offensichtliche Schritt – und zugegebenermaßen der bequemere, weil die Benutzer*innen schnell die Vorteile für sich entdecken.
Aber was bringt eine schärfere Axt, wenn man den falschen Baum fällt?
Diese etwas philosophische Frage zielt darauf ab, dass es das Richtige ist, auf das digitale Diktat zu setzen – wenn aber die Beteiligten immer noch auf die bisherige Weise arbeiten, wird der Arztbrief immer noch zu spät fertiggestellt.
Deswegen ist die Prozessanalyse (s. Teil 1) so wichtig. Hier haben Sie den Status quo herausgefunden – mit wahrscheinlich spannenden Erkenntnissen. An diesen einzelnen Stellschrauben gilt es jetzt zu drehen, um die Arztbriefschreibung so maximal wie möglich zu beschleunigen.
TIPP: Viele Faktoren beeinflussen sich gegenseitig. Wenn beispielsweise der Diktatzeitpunkt zu spät ist, kann die Diktatqualität aufgrund der dann entstehenden Eile und der zurückliegenden Zeit der Visitation des Patienten/der Patientin sinken. Dadurch verschlechtert sich die Schreibqualität, mit der Folge, dass sich der komplette Vidierprozess verzögert. Gehen Sie den Ursachen auf den Grund!
Im Folgenden gehen wir die wichtigsten Punkte der Checkliste durch und erläutern anhand praktikabler Beispiele, wie Sie die einzelnen Punkte optimieren können:
Wann wird diktiert?
Der Zeitpunkt spielt sowohl für das Ergebnis als auch für die Fertigstellungszeit des Arztbriefs eine entscheidende Rolle – umso erschreckender ist es, dass die wenigsten Kliniken eine diesbezügliche Regelung haben.
Was wird diktiert?
Auch das ist ein Punkt, dem sich kaum eine Klinik widmet. Den Ärzt*innen wird komplett freie Hand gegeben, nach welchem Berichtsaufbau und welchem Detaillierungsgrad der Inhalte sie diktieren. Dabei kann durch die Standardisierung des Diktates, beispielsweise durch Textbausteine und Streichung irrelevanter Passagen, enorm viel Zeit bei Ärzt*innen und Schreibkräften eingespart werden. Zum Beispiel variiert ein ähnlicher OP-Bericht zwischen 3 und 6 Diktatminuten – abhängig von dem/von der Diktierenden. Demzufolge könnte der/die Diktierende 50 % an Zeit einsparen. Bei 10 OPs täglich bedeutet das mindestens 30 Minuten mehr Zeit an Patient*innen – darüber hinaus verringerte Korrekturzeit für die Ärzteschaft und den Schreibdienst!
Wo wird diktiert?
Es sollte in einer möglichst ruhigen Umgebung mit Zugang zum KIS diktiert werden, um möglichst alle Informationen parat zu haben. In den meisten Fällen ist deswegen ein kabelgebundenes Diktiergerät zu empfehlen.
Im zweiten Schritt, dem Schreibprozess, wird definiert,
geschrieben werden.
Um das zu erreichen, müssen folgende Punkte abgearbeitet werden:
Zuordnung der Diktate
Die Diktate sollten einzelnen Schreibkräften oder Schreibgruppen eindeutig zugewiesen werden und nicht in einem großen Pool an Diktaten verschwinden. Dabei können die Zuordnungskriterien unterschiedlich sein. Meist ist es der Fachbereich, aber auch die Diktate spezieller Ärzt*innen können vornehmlich von bestimmten Schreibkräften geschrieben werden, weil sie besser mit ihnen zurechtkommen – ein „gutes Ohr“ für den/die Diktierende/n haben. „Weiche“ Faktoren können und sollen somit berücksichtigt werden.
Priorisierung der Diktate
Im zweiten Schritt werden die einkommenden Diktate priorisiert. Die Kriterien sollten möglichst logisch und nicht hierarchisch bestimmt sein. Beispielsweise hat sich in vielen Kliniken die präferierte Bearbeitung der Chefarztdiktate etabliert – unabhängig davon, wie dringend sie sind. Das bringt den gesamten Prozess durcheinander und sollte tunlichst vermieden werden.
Ziel-Bearbeitungszeiten
Abhängig von diversen Faktoren macht es Sinn, Bearbeitungszeiten zu definieren. Beispielsweise sollte ein OP-Bericht innerhalb 24 Stunden fertiggestellt sein, um den nachgelagerten Prozess nicht zu blockieren. Dieser Punkt ist sehr eng mit der Priorisierung verbunden – geht aber noch einen Schritt weiter. Denn die Frage lautet: Was passiert, wenn die Ziel-Bearbeitungszeit nicht gewährleistet werden kann? Dann sollte ein externer Schreibdienst per Knopfdruck hinzugezogen werden können, der schnell unterstützen kann, und somit die Fristen eingehalten werden.
Fachliche Qualifikation der Schreibkräfte
Die meisten Schreibkräfte werden ins kalte Wasser geworfen und müssen sich freischwimmen. Selten gibt es einen koordinierten Einarbeitungsprozess und noch seltener einen Entwicklungsprozess, damit sich die Schreibkräfte bei Krankheit oder Urlaub aushelfen können. Es fehlt einfach an der Zeit für einen durchdachten, langfristigen Einsatzplan. Resultate sind, dass Berichte aus bestimmten Fachbereichen oder von bestimmten Ärzt*innen liegen bleiben, weil sie niemand außer der bestimmten Kollegin schreiben kann, oder dass der gesamte Prozess aufgrund fachlicher Disqualifikation hakt.
Wir bieten neu in 2023 einen Qualifizierungskurs für Medizinische Schreibkräfte in Kliniken an. Der Kurs ist modular aufgebaut, damit Sie Ihre Medizinischen Schreibkräfte gezielt weiterentwickeln können. Seit 2015 haben wir über 250 Mitarbeitende zu Medizinischen Schreibkräften erfolgreich ausgebildet. Melden Sie sich bei Nathalie Müller für weitere Informationen:
Fast jede Klinik in DACH nutzt einen externen Schreibdienst. Die wenigsten stellen sich aber die Frage, WIE sie LANGFRISTIG mit dem externen Schreibservice zusammenarbeiten möchten.
Der Ursprung einer Zusammenarbeit ist meist aus der Not geboren: Es liegt ein Stapel ungeschriebener Diktate im Schreibbüro, die sofort geschrieben werden müssen. Aus dieser Not ergibt sich anschließend eine Zusammenarbeit.
Wird aber der gesamte Dokumentenerstellungsprozess betrachtet, kann der externe Schreibdienst gezielt eine Rolle einnehmen, die die Klinik langfristig optimal unterstützt.
Die beiden häufigsten Rollenformen sind:
Externer Schreibservice als Back-up
Falls die Klinik einen großen Stamm an internen Schreibkräften behalten möchte und nur in Notfällen auf den externen Schreibdienst zurückgreifen möchte, ist die Back-up-Zusammenarbeit auf Basis eines Pay-per-use-Modells ohne monatliche Fixkosten geeignet. Das heißt, dass der externe Schreibservice nur eingreift, wenn der interne Schreibdienst das Schreibvolumen nicht bewältigen kann.
Für den externen Schreibdienst bedeutet das, dass er
Somit sind die Anforderungen an den externen Schreibservice extrem hoch. Auf der anderen Seite liefert er der Klinik die maximale Flexibilität.
Aus wirtschaftlichen und Personalgründen wird allerdings kein externer Schreibdienst hohe Volumina innerhalb von wenigen Stunden schreiben können, wenn er nicht darauf vorbereitet ist. Vielmehr geht es darum, intelligente Prozesse zu etablieren, um das Back-up-Ziel zu erreichen. Beispielsweise durch:
Externer Schreibservice als vollwertiges Mitglied des Schreibdienstes
Der externe Schreibservice als Back-up klingt theoretisch wie die beste Lösung, ist aber, wie oben beschrieben, mit einer Reihe an Anforderungen verbunden. In der Praxis kommen noch weitere Probleme hinzu:
Das bedeutet: Wenn ein externer Schreibservice genutzt wird, sollte er auch regelmäßig Aufträge mit ähnlichem Volumen erhalten. Die Back-up-Funktion kann er dennoch – sogar effizienter – übernehmen, weil die oben aufgeführten Probleme nicht entstehen.
Kliniken sollten den externen Schreibservice als vollwertiges Mitglied des Schreibdienstes betrachten, um maximal von einer Zusammenarbeit zu profitieren.
Dabei sollten für den externen Schreibservice grundsätzlich auch die gleichen Regeln gelten wie für interne Schreibkräfte (s. o.). Achten Sie darauf, dass sich der externe Schreibservice Ihren Anforderungen anpasst und nicht umgekehrt. Außerdem dürfen Sie die Zusatzaufgaben, die nur inhouse vom internen Schreibdienst erledigt werden können, nicht übersehen.
In der Praxis bestehen die unmöglichsten Korrektur- und Vidierprozesse: Handschriftliche Korrekturen, unzählige Korrekturschleifen, Diktate mit Korrekturhinweisen, verschiedene Berichtsversionen … Tage verstreichen, Ärzt*innen und Schreibkräfte geben sich gegenseitig die Schuld und schlussendlich erhalten die Patient*innen den Arztbrief viel zu spät.
Dabei gibt es vier eindeutige Regeln, die praktisch für jede Klinik gelten, um einen schlanken Korrektur- und Vidierprozess zu gewährleisten:
Mithilfe dieses Leitfadens sollte es Ihnen möglich sein, erste Schritte zu unternehmen, um die Dokumentenerstellung zu beschleunigen.
Denken Sie bitte an den oben stehenden Hinweis, dass Sie überlegen, wo die „Quelle des Übels“ liegt. Kümmern Sie sich weniger um die Symptome, als viel mehr um die Ursache. Falls Sie dabei Unterstützung benötigen sollten, melden Sie sich gerne bei Nathalie Müller für ein unverbindliches Beratungsgespräch:
