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Krankheit, Urlaub, Volumenschwankungen, Diktierqualität, Schreibgeschwindigkeit… unzählige Faktoren erschweren eine effiziente Personalplanung im Schreibdienst. Der zusätzliche Fortschritt der Spracherkennung in den unterschiedlichen Fachbereichen macht das Vorhaben einer „optimalen Besetzung im Schreibdienst“ praktisch unmöglich.
Dabei ist das Ziel klar: Die Patient*innen sollen den Arztbrief bei Entlassung möglichst kosteneffizient und fristgerecht ausgehändigt bekommen. Neben prozessualen Aspekten und der Spracherkennung – die wir in diesem Bericht ausklammern möchten, um den Rahmen nicht zu sprengen – kommt dem Schreibdienst eine essenzielle Rolle zu. Wie viele Mitarbeitende sind notwendig, um ein fristgerechtes Entlassmanagement zu gewährleisten?
Die folgenden Kriterien bestimmen ihren Personalbedarf im Schreibdienst. Wir gehen extra nicht auf die Aspekte ein, die nicht direkt dem Schreibdienst zugeordnet werden können. Beispielsweise das Diktierverhalten, der Einsatz von Textbausteinen, die Übernahme von bestehenden Berichten, der Korrektur- und Vidierprozess... diese Bereiche werden in anderen Artikeln erläutert.
Wie viele Audiominuten sollen im Schreibdienst geschrieben werden? Welche Berichtsarten und Fachbereiche? Machen Sie eine Aufstellung wie viele Diktatminuten monatlich anfallen, die vom Schreibdienst geschrieben werden sollen und nicht durch die Spracherkennung oder durch einzelne Sekretariate übernommen werden.
Wie viele Diktatminuten schaffen Ihre Mitarbeitenden an einem Tag? Dabei ist es nicht zielführend eine Messung in der Art durchzuführen, wie viele Diktatminuten die Schreibkräfte in einer Stunde schaffen oder wie hoch ihre Tippgeschwindigkeit ist. Nutzen Sie die Analysetools Ihres Diktatmanagementsystems (falls Sie noch analog diktieren, sollten Sie das schnellstmöglich umstellen – wir unterstützen Sie gerne dabei). Hinweis: Die absolute Schreibgeschwindigkeit hängt nicht nur von der Fähigkeit der Schreibkraft ab. Auch die Diktatqualität, der Diktierende, die Übernahme von Vorbefunden etc. spielen eine entscheidende Rolle.
Hand aufs Herz: Wenn Sie ins Büro kommen - wie lange arbeiten Sie effektiv? Sind es die vollen 8 Stunden oder weniger? Wie viel Zeit verbringen Sie mit der Kollegschaft oder sitzen vor dem PC und sind nicht produktiv? Ähnlich geht es auch den Schreibkräften. Erschwerend kommt hinzu, dass die Transkription von Diktaten eine äußerst anstrengende Tätigkeit ist, bei der keine Fehler passieren dürfen. Pausen müssen sein.
Welche Fachbereiche können von den Mitarbeitenden geschrieben werden? Haben Sie mehr Spezialisten oder Generalisten? Rotieren Ihre Mitarbeitenden, damit sie sich in neue Fachbereiche einarbeiten können oder werden sie ins kalte Wasser geworfen, falls ein Mitarbeitender erkrankt? Wie hängt die Qualifikation Ihrer Mitarbeitenden mit Punkt 1, dem Schreibvolumen, zusammen? Gibt es Engpässe in bestimmten Fachbereichen?
In vielen Kliniken schreiben die Schreibkräfte nicht nur medizinische Dokumente, sondern übernehmen auch andere organisatorische Aufgaben. Diese Nebentätigkeiten sind teilweise große Zeitfresser und verringern in vielen Kliniken die effektive Arbeitszeit um bis zu 20%.
Wir haben eine Analyse von über 700.000 Berichten durchgeführt, um auch unser Personal mit über 300 Schreibkräften effektiv planen zu können. Wenn Sie Interesse haben, schicken wir Ihnen gerne die Vorlage kostenlos zu.
Durch die Bearbeitung der oben aufgeführten 5 Hauptfaktoren ermitteln Sie den durchschnittlichen Schreibkräftebedarf. Allerdings sind die Belegungszahlen im Krankenhaus nicht konstant. Die Ärzt*innen diktieren nicht an jedem Tag zu gleichen Teilen und der Schreibdienst ist selten komplett besetzt. Unterm Strich: Das Diktatvolumen pro Mitarbeitendem ist von Tag zu Tag unterschiedlich.
Eine Möglichkeit wäre es, einen Personalpuffer im Schreibdienst aufzubauen, um die pünktliche Arztbriefschreibung zu garantieren. Bloß „wachsen gute Schreibkräfte nicht auf Bäumen“ und welche Klinik kann sich einen Personalpuffer schon leisten?
Eine andere Option ist der Einsatz von Spracherkennung, die beispielsweise in der Radiologie durchaus eine Entlastung für den Diktierenden und die Schreibkraft liefert; in anderen Fachbereichen allerdings zu erheblichem Mehraufwand führt.
Lesen Sie hier mehr zum Thema Spracherkennung.
Das bedeutet, dass der generelle Bedarf an Schreibkräften durch die Verbreitung von Spracherkennungssoftware eventuell sinken wird. Dies allerdings nichts am Problem der Personalbedarfsplanung ändert, weil nur das Gesamtvolumen sinkt, die Schwankungen aber bleiben.
Der wohl kosteneffizienteste Weg ist es, mit einem externen Schreibüro zusammenzuarbeiten. Dabei sollte das Schreibbüro genau die Flexibilität liefern, die der Klinikalltag erfordert:
Die meisten Schreibbüros fallen durch dieses Raster, weil sie entweder die personellen Kapazitäten nicht aufbringen können, wichtige Datenschutzanforderungen nicht erfüllen können oder das Geschäftsmodell anders ausgelegt ist.
Der Serviceansatz von amanu und die damit entwickelte „amanu-Methode“ hat das Ziel, Kliniken bestmöglich zu unterstützen, wenn sie amanu brauchen. Bei den meisten der über 100 Klinikkunden fungiert amanu als „Sicherheitsnetz“ oder „Backup“ des internen Schreibdienstes. Damit erleichtert amanu die Personalplanung und spart den Kliniken Kosten.
Das soll aber nicht bedeuten, dass Sie Ihren Personalbedarf im medizinischen Schreibdienst nicht planen sollen – im Gegenteil: eine effektive Personalplanung ist die Basis für die pünktliche medizinische Dokumentation und die Zusammenarbeit mit einem externen Schreibbüro.
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