Fachwissen
„Der Aufbau und Pflege eines qualifizierten Schreibkräfte-Pools sowie die gezielte Weiterentwicklung einzelner Schreibkräfte zählen zu unseren herausragenden Vorteilen als Marktführer“, behauptet amanu Geschäftsführer Heiko Grießer und erläutert dazu den ausgefeilten Recruiting-Prozess des Unternehmens: Wer kann Schreibkraft werden? Wie wählen die Personalexperten neue Schreibkräfte für einzelne Fachgebiete aus rund 2.500 Bewerbenden pro Jahr aus? Was wird von den Kandidatinnen und Kandidaten erwartet?
Qualität, Zuverlässigkeit und Effizienz: Die Maxime der amanu Dienstleistungen prägt auch die Personalabteilung und das Recruiting. Das beginnt bereits beim ersten Bewerbungsschritt. Der erfolgt – wie alle optimierten Abläufe bei amanu – mit wenigen übersichtlichen Schritten in einem sicheren Onlineportal. Über ein Formular können Interessenten sich für feste sowie freie Beschäftigungsverhältnisse bewerben. Folgende Informationen müssen potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten für den Upload bereithalten:
Wer eine freie Mitarbeit auf selbstständiger Basis anstrebt, sollte die aktuelle Haupttätigkeit angeben und daneben auch die Stundenanzahl, die pro Woche für Aufträge von amanu investiert werden kann. Es sollten mindestens 15 Stunden sein – bei vollkommen freier Zeiteinteilung. „Viele unserer medizinischen Schreibkräfte arbeiten beispielsweise fest in Arztpraxen und Kliniken oder studieren“, erklärt Personalreferentin Vera Wolf. „Das ist kein Hindernis, sondern ein echtes Qualifikationsplus, und hilft unserem Auftrags- und Qualitätsmanagement bei der späteren fach- und kundenspezifischen Auftragsvergabe. Wer Fachterminologien beherrscht und seine Zeit gut managen kann passt perfekt ins Team.“
„Unsere Personalabteilung versucht, alle rund 2.500 Bewerbungen, die pro Jahr bei amanu eingehen, zeitnah zu bearbeiten“, verspricht Wolf. „Im ersten Schritt bestätigen wir alle Bewerbungseingänge.“ Zunächst sichtet das dreiköpfige Recruiting-Team alle Unterlagen und wählt die besten Kandidatinnen und Kandidaten für die entsprechenden Fachgebiete aus. Wer qualifiziert erscheint, erhält per E-Mail einen Download Link zu zwei bis drei Probediktaten. Dabei handelt es sich um anonymisierte Aufnahmen aus den Fachbereichen, die im Bewerbungsformular angegeben wurden. Liegt kein spezifisches Diktat vor, erhält der Bewerbende eine fachfremde Probe. Dann haben die Kandidatinnen und Kandidaten zwei Tage Zeit, um die Diktate zu transkribieren. „Ja, das ist ziemlich eng“, gibt Wolf zu: „Aber uns ist wichtig, dass wir Talente in der Bewerbungsphase sofort mit den realen Arbeitsbedingungen eines Schreibservices konfrontieren. Das schafft Klarheit und Vertrauen.“
Die geschriebenen Probediktate werden wie reguläre Aufträge korrigiert und von den Fachbereichsmanagern beurteilt. Wer sich bei den Probearbeiten bewährt und eine freie Tätigkeit anstrebt, erhält nach Rückmeldung der Personalabteilung umgehend alle Unterlagen und den Vertrag über die zukünftige Zusammenarbeit per E-Mail. Nachdem dieser unterzeichnet bei amanu eingegangen ist, kann es auch schon losgehen: Die neuen Mitarbeiter werden von den zuständigen Auftragsmanagerinnen und Auftragsmanagern fach- und kundenspezifisch in ihre zukünftigen Arbeitsbereiche eingearbeitet. Die Zuweisung von Schreibaufträgen erfolgt dann unter Berücksichtigung der zeitlichen Verfügbarkeit und fachlichen Kompetenz.
Für Kandidaten, die fest angestellt werden möchten, geht es nach den bestandenen Diktattests in die nächste Runde. In dieser arbeiten sie zur Probe, um ihre Schreibgeschwindigkeit in „Echtzeit zu testen“, wie Wolf sagt. „Das dauert immer vier Stunden und kann an unseren Standorten in Stuttgart oder Berlin, aber auch im Home-Office absolviert werden.“ Dafür benötigen die Kandidatinnen und Kandidaten lediglich einen Internetzugang und besitzen im Idealfall bereits Fußschalter und Headset. „Damit werden das Abhören und Transkribieren der Textdiktate erheblich erleichtert.“
Zu Beginn der vierstündigen Probephase erfolgt ein Einführungsgespräch mit dem Auftrags- und Qualitätsmanagement zu Ablauf, Anforderungen und Besonderheiten. Dann wird das erste Diktat übermittelt. „Sobald die Kandidatin oder der Kandidat es transkribiert hat, folgt auch schon das nächste Diktat. Und so geht es weiter. Wie gesagt: ein Echtzeittest“, betont Vera Wolf noch einmal.
Nach Ablauf der vier Stunden hat der Bewerbende in einem kurzen Nachgespräch die Möglichkeit, selbst offene Fragen und Rückmeldungen vorzubringen. Ein umfassendes Feedback erhalten die Bewerbenden unmittelbar nach der Korrektur und Bewertung Ihrer Probearbeiten, was in der Regel nicht länger als zwei bis drei Tage dauert.
Sind beide Seiten voneinander überzeugt, geht es in die Vertragsgespräche mit der Personalabteilung. Nach Abschluss des Arbeitsvertrags erhalten die neuen amanu Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das nötige technische Equipment für ihre Arbeit. Auch sie werden dann durch die zuständigen Auftragsmanagerinnen und Auftragsmanager fach- und kundenspezifisch in ihre zukünftigen Aufgabenbereiche eingearbeitet.
