Schreibarbeit in der Medizin – effektiv und störungsfrei datensicher.

Kaum ein Thema sorgt für so viele Fragen wie die Sicherheit von sensiblen medizinischen Daten. Kliniken, Arztpraxen und MVZs tragen eine große Verantwortung für die Verarbeitung ihrer Patientendaten. Gleichzeitig werden von Krankenkassen und zur rechtlichen Absicherung immer umfangreichere Dokumentationen gefordert. Der Arbeitsaufwand für medizinische Schreibarbeit wächst dadurch ebenso stark wie das Datenvolumen. Dabei fehlen genau in diesem Bereich immer mehr Fachkräfte. Der Dienstleister amanu mit Hauptsitz in Stuttgart hat bereits 2006 die Herausforderung angenommen und sich auf effektive und sichere Dokumentationsprozesse im medizinischen Bereich spezialisiert. Neben einem eigenen Aus- und Weiterbildungssystem investiert das Unternehmen fortwährend in die sichere Erfassung und effziente Vearbeitung von Arztberichten. Carsten Mathey, einer der Geschäftsführer, erklärt, was dafür getan wird.

Herr Mathey, wer weiß alles über Ihren persönlichen Gesundheitszustand Bescheid?

Ich hoffe doch sehr, dass sich dieser Personenkreis auf meine Ärzte, auf mich selbst und, im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben, auf meine Krankenkasse beschränkt. Allerdings sehe ich aktuell und für die Zukunft einen hohen Bedarf darin, medizinische Einrichtungen vom personellen Engpass in den Bereichen Dokumentation und Datenschutz zu befreien. Dafür nutzen wir und unsere Partner stets die besten technischen Standards.

Ihr Unternehmen amanu übernimmt derzeit pro Monat zigtausende Transkriptionen von medizinischen Diktaten. Da sind ja menschliche und technische Lücken vorstellbar.

Was den Menschen angeht, so haben wir von Beginn an jeden einzelnen Mitarbeiter und Bewerber auf die Einhaltung nach § 203 StGB (Verletzung von Privatgeheimnissen) vertraglich verpflichtet. Als spezialisierter Aus- und Weiterbilder für medizinische Schreibkräfte schulen wir natürlich stets alle Mitarbeiter auf den aktuellen Stand der DSGVO. Zur Absicherung sind außerdem alle unsere Abläufe in Verfahrensverzeichnissen genauestens dokumentiert. Wir leben Datenschutz. Nach dieser Maxime sensibilisieren wir alle Mitarbeiter für die Bedeutung der Geheimhaltung personenbezogener Daten.

Welche technischen Standards nutzt amanu?

Ohne ins Detail zu gehen: Wir garantieren allen Kunden, dass unsere Standards immer auf dem aktuell höchsten technischen und vor allem erwiesenermaßen sichersten Stand des Fortschritts beruhen. Vorausdenken und Weiterentwicklung stehen bei uns auf der Tagesordnung. So waren wir schon 2010 nach Abschluss unseres ersten großen internen Qualitäts- und Datenschutzprojekts technisch und organisatorisch bereit für die DSGVO. Zu deren Einführung waren nur noch kleine Anpassungen nötig. Wir arbeiten mit externen Experten für Datentransfer und -sicherung, haben aber auch eigene Datenschutzbeauftragte. Das gehört zu unserer Verantwortung als Marktführer im deutschsprachigen Raum. Schreibbüros ohne eigene IT- und Sicherheitsabteilung können unsere Standards nicht gewährleisten.

Wo sitzt Ihr Rechenzentrum?

Wir arbeiten mit Hochsicherheitsservern bei InterNetX in München. Deren Rechenzentrum ist nach Tier 3 zertifiziert. Es befindet sich in einer speziell gesicherten Immobilie und verfügt z. B. über ein biometrisches Zutrittskontrollsystem. Hier werden Daten nur hinter unseren eigenen Firewalls und auf verschlüsselten Speichermedien verarbeitet. Die Datenübertragung selbst erfolgt grundsätzlich immer nur verschlüsselt. So arbeiten wir seit über 10 Jahren störungsfrei!

Schränkt die Sicherheit die Kommunikationsmöglichkeiten ein?

Nein. Wir glauben, dass Servicequalität, individuelle Anpassung an jeden Kunden und der beste Datenschutz zusammengehören. Das ist der Grund, warum es amanu gibt.

Wie kommunizieren Ihre Kunden mit Ihnen?

Jeglicher Datenaustausch mit und über das amanu-Portal läuft ausschließlich SSL-verschlüsselt. Wir schaffen intelligente Schnittstellen zu Kliniknetzwerken, Servern in Praxen und Diktatsystemen. Spezielle Tools zur Automatisierung beschleunigen die Prozesse und sichern den Datentransfer.

Es ist also alles auf den einzelnen Kunden eingestellt? Egal wie groß der Medizinbetrieb ist?

Die DSGVO hat den Begriff „Privacy by Design“ geprägt. Wir sprechen von „Datenschutz by Design“. Gemeint ist die Gestaltung der Technik. Und diese steht am Anfang jedes Prozesses. Da werden Spezifikationen festgelegt, mit der Datenschutztechnik abgestimmt und mehrfach erprobt und optimiert, damit alles perfekt und sicher funktioniert. Die Prüfung erfolgt durch unabhängige, zertifizierte Datenschutzbeauftragte. Übrigens belegen auch einige Audits von Kunden wie etwa Kliniken die Verlässlichkeit unserer Systeme.