Fachwissen
Wie sieht eigentlich das Aufgabenfeld eines Auftragsmanagers bei amanu aus? Was macht den Job so besonders? Was gefällt den Mitarbeitern, wo gibt es ihrer Meinung nach Verbesserungsbedarf? Und wie kommt man überhaupt an diesen Job beim führenden Schreibservice im deutschsprachigen Raum? Wir haben vier Junior Auftragsmanager von amanu am runden Tisch versammelt und ihre Antworten protokolliert:
Tatsächlich geben drei der vier Talk-Runden-Teilnehmer an, dass sie gezielt nach einem Beruf mit Verbindung zur Medizin gesucht haben. Weil es ein zukunftssicheres Beschäftigungsfeld ist und weil sie das Sujet schon lange interessiert hat. Einer hatte gerade seinen Bachelor in Gesundheitsmanagement absolviert und große Ambitionen, direkt etwas Praxisnahes und Sinnvolles zu machen („womit man Geld verdient“), das war der Ausgangspunkt. Verantwortungsvolles, lösungsorientiertes und fokussiertes Arbeiten, danach suchten sie alle. Ein junges Unternehmen sollte es sein, mit flachen Hierarchien, das trotzdem Aufstiegschancen bietet.
Bloß kein anonymer Konzern! – „Wir wollen die Leute kennen, mit denen wir tagtäglich zusammenarbeiten. Das gilt für Auftraggeber, Kollegen und die Schreibkräfte, denen wir Aufträge zur Transkription von medizinischer Korrespondenz anvertrauen.“ So argumentieren die vier Kollegen zwischen 25 und 35.
Die Älteste unter ihnen kam als Quereinsteigerin zu amanu: „Nach fünf Jahren als Assistentin in einer Allgemeinarztpraxis hatte ich schon etliche Arztbriefe selbst geschrieben und stand kurz vor dem Aufstieg zur Praxismanagerin. Aber die bevorstehenden Arbeitszeiten waren mir zu schwammig. Ich bewarb mich zunächst als medizinische Schreibkraft bei amanu. Wir merkten sofort, dass wir gut zusammenpassen. Meine Arbeit im Homeoffice wurde lobend honoriert. Nach drei Jahren fragte mich mein damaliger Auftragsmanager, ob ich mir vorstellen könnte, ebenfalls ein Team aus Schreibkräften zu leiten. – Klar, schließlich wollte ich ja auch in der Arztpraxis mehr Verantwortung. Jetzt leite ich mehrere Schreibkräfte, die ich nach Kundenprofil und Qualifikation zu einem Team zusammenstelle. Dann kümmere ich mich darum, dass sie auf die Anforderungen des Kunden hin geschult werden. Nach der Briefing-Phase vergebe ich die Transkriptionsaufträge nach Kapazitäten und behalte die Qualität und Abgabefristen unter Kontrolle. Ich liebe es, dass ich sowohl menschlich als auch in Verantwortung voll gefragt bin.“
Spannend: Alle vier Auftragsmanager betrachten ihre Aufgabe gar nicht als Dazwischenstehen. Sie sehen sich vielmehr als wichtige und geschätzte Schnittstelle zwischen Medizinern in Praxen, Krankenhäusern oder MVZs und den Schreibkräften, die gerne im Homeoffice arbeiten. Dabei loben sie die angenehme und vertrauensvolle Atmosphäre nach außen und innen: „Wir kommunizieren immer direkt, alle Kontakte sind sehr eng. Man kann sich auf jedes Wort verlassen.“
Was die Schreibkräfte anbelangt, sei es wichtig, den jeweils idealen Modus operandi zu finden: Also zunächst, wann besonders intensiver Austausch nötig ist und auf welche Weise man sich abstimmt. Das Erste hängt von der Erfahrung der Schreibkraft mit dem Fachgebiet und der Transkription ab. „Teilweise arbeiten wir seit Jahren zusammen. Dann gehen Aufträge mit gutem Gefühl direkt an den ‚Spezialisten’. Bei neuen Schreibkräften nehmen wir uns die Zeit, die wir brauchen, und stehen für alle Rückfragen zur Verfügung.“ – Das kann per Skype, Telefon oder E-Mail sein. Flexibilität ist unerlässlich.
„Das wissen auch die Auftraggeber zu schätzen. Schließlich bringt nahezu jeder von ihnen ganz spezifische Ansprüche und Vorgaben mit. Bei amanu pflegen wir die Haltung: Es gibt nahezu nichts, das nicht geht. Was selbstverständlich immer zu 100 Prozent gewährleistet sein muss, das sind höchste Qualität, Datensicherheit, Verlässlichkeit und Pünktlichkeit.“
Was die Kommunikation mit den Schreibkräften anbelangt wünschen sich die vier Junior Auftragsmanager, dass die Kontakte auch über das geschäftliche hinaus auf persönlicher Ebene stattfinden können, wie das heute bei mehr als 80 Prozent schon der Fall ist, egal ob zu festangestellten oder freien Mitarbeitern. Davon profitieren Vertrauen, Abläufe und Qualität. Entsprechend wird der Wunsch der Mitarbeiter als Verbesserungsvorschlag ernst genommen und umgesetzt.
„Unser Teamgefühl ist unschlagbar gut. Wir wollen ja nicht nur Marktführer sein, sondern auch die beste Adresse im fachlich qualifizierten Schreibservice“, sind sich alle einig. Und sie garantieren: „Bei amanu wächst jeder ins Team hinein wie in eine Familie. Leistung und gute Ideen werden belohnt. Die Aufstiegschance haben wir alle fest im Blick.“
